Au 8e étage du bloc 9, le comité stratégique de gestion des flux1 se réunit dans une salle qui, de l’extérieur, n’a rien de différent des autres du même étage.
Ce local est bien plus qu’un lieu physique ou qu’un regroupement de fenêtres Web, de tableaux et de chiffres. Le « Centre de commandement » incarne l’espace où les idées se rencontrent, où les stratégies se dessinent et où la collaboration prend vie, et ce, grâce à la rencontre de toutes ces personnes engagées et compétentes, qui ont à cœur leurs patientes et patients et qui se mobilisent trois fois par semaine pour leur santé.
Lancé officiellement en février 2024, le Centre de commandement rassemble les responsables de toutes les directions cliniques pour une réunion d’une trentaine de minutes les lundis, mercredis et vendredis matin. Cette équipe interdisciplinaire est alors concentrée sur un objectif commun : offrir aux patientes et patients les meilleurs soins, au meilleur moment, par les meilleurs spécialistes, afin de contribuer à la meilleure expérience-patient possible.
© CHU Sainte-Justine (Véronique Lavoie)
Sur la photo, rangée de derrière : Isabelle Besner-Leduc, Sophie Gravel, Dre Valérie Lamarre, Geneviève Mercier, Dany Fortin, Ariane Cambron, Annick Charron, Francisco Caballero, Alexianne Bergeron.
Rangée de devant : Martin Reichherzer, Cynthia Delfosse, Laurence Benoit-Dubé, Marie-Claude Charette.
Absentes de la photo : Catherine Hogue, Laurence Dubé.
Grâce à une vue panoramique offerte par plusieurs écrans affichant des données en temps opportun, ces professionnelles et professionnels sont en mesure de prendre des décisions éclairées afin d’optimiser la fluidité et l'accès des patientes et patients, garantissant qu’ils reçoivent les soins adaptés à leurs besoins, au bon endroit et au bon moment.
Un travail de concertation… en continu
Les membres de l’équipe du Centre de commandement collaborent étroitement depuis longtemps. Même avant les écrans et les données en direct, l’exercice de cohésion était entamé.
« Nous travaillons depuis des années à briser le travail en silos. Avec les rencontres au Centre de commandement, nous avons pu accélérer le mouvement, explique Catherine Hogue, directrice adjointe - direction des soins infirmiers (volet opération). Le support visuel a grandement aidé à cibler encore plus rapidement les enjeux ».
Pour arriver à décupler cette cohésion, les gestionnaires clinico-administratifs ont pu compter sur des membres de l’équipe de la Valorisation des données et analytique (VALDA), de la Direction qualité, évaluation, performance et éthique (DQEPE). En collaboration avec les équipes cliniques, l'équipe VALDA s'assurent d'identifier, d'analyser et de mettre à disposition les informations les plus pertinentes pour la prise de décision.
Les indicateurs du centre de commandement présentent l’état de situation actuelle, celui des derniers jours ainsi que le flux à prévoir pour les jours à venir. Voici quelques indicateurs suivis :
- Visites à l’urgence, réorientations vers le réseau et congés de l’urgence
- Admissions sur les unités de soins, congés à venir
- Transferts interhospitaliers entrants et sortants en provenance du réseau
- Interventions chirurgicales à venir et besoins en lits de soins intensifs ou soins critiques
- Autres mouvements intrahospitaliers à venir
Les responsables du Centre de commandement à la DQEPE se joignent régulièrement aux rencontres pour être à l’affût des nouveaux besoins et affiner les données, les tableaux et les graphiques. Le travail se poursuit en mode amélioration continue. « Assister à ces rencontres permet de saisir la réalité clinique et de proposer des solutions mieux adaptées à leur contexte », explique Francisco Caballero, chef de service en valorisation des données et analytique à la DQEPE.
Changement de culture
« Une fois la rencontre terminée, les participantes et participants repartent avec des actions à poser : nous sommes proactifs au lieu d’être réactifs, mentionne Laurence Benoit-Dubé, coordonnatrice clinico-administrative à la fluidité, à l'accès et au réseau. Cela fait toute la différence! »
Les rencontres du Centre de commandement contribuent notamment à une prise en charge plus rapide des usagers qui obtiennent aussi leur congé dans les meilleurs délais. Cela vise l’optimisation de l'accessibilité aux lits pour les patientes et patients qui nécessitent des soins hospitaliers.
En plus de la gestion des ressources, ces moments de concertation permettent la création de valeur ajoutée pour nos patientes, patients et familles. Le Centre de commandement anticipe les problèmes potentiels et permet une prise de décision proactive afin d’assurer une qualité de soins optimale à tout moment.
« Parce qu’au final, le Centre de commandement est le médium qui nous aide à propulser le changement. Il s’agit d’un moteur d’amélioration continue, explique Laurence Benoit-Dubé. Nous nous demandons toujours de quelle façon nous pouvons mieux aider les patients et les équipes ».
En effet, les rencontres ne visent pas seulement les situations au jour le jour, bien au contraire. L’objectif de vision globale et de vision long terme est primordial.
Le progrès au bénéfice des patientes et patients
Avec ce projet, il est facile de constater que la technologie se place au service des patientes et patients. Dans le contexte actuel de pénurie de main-d'œuvre, il est primordial d'utiliser les ressources de façons efficaces et efficientes. Ainsi, seulement, nous pourrons offrir des soins de qualité aux usagers du CHUSJ. Le centre de commandement a cette visée.
Maintenant, l’information est mieux diffusée au sein de l’organisation. Les équipes soignantes et les différents niveaux de gestion peuvent réagir plus rapidement, forer la problématique et mettre en place rapidement et ensemble les pistes de solutions réfléchies. Cela fait toute la différence dans la vie des mères et des enfants!
En somme, le Centre de commandement constitue un magnifique symbole des valeurs de notre organisation : la quête de l'excellence, l'engagement, le partenariat et la bienveillance de toute notre organisation.
Nous sommes fiers de l’existence du Centre de commandement et reconnaissants envers l'équipe dévouée qui le rend possible chaque jour.
1 Le comité de gestion des flux est composé des directrices adjointes et directeurs adjoints, des coordonnatrices clinico-adminstratives et coordonnateurs clinico-adminstratifs, des médecins coordonnatrices et médecins coordonnateurs et de la coordonnatrice d'activités.